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Was ist die ISO 9001 ?
ISO-Normen gibt es für alle möglichen Spezifikationen. zum Beispiel auch für Schraubengewinde und für viele andere Bereiche.
Die "ISO" selber ist eine Organisation die diese Normen herausgibt.
Insbesondere organisiert diese ISO-Organisation Konferenzen und Workshops mit diversen Fachleuten und Experten um diese Normen zu erstellen und zu verbessern.
Die "ISO 9001" ist eine Internationale Norm aus dieser Reihe für Anforderungen an ein Qualitätsmanagement. Im Moment ist die ISO 9001:2015 die aktuielle Fassung.
Ziel dieser Management Norm ist die Einhaltung der jeweiligen Vorgaben und Anforderungen (Wie zB gesetzliche, technische, vertragliche Anforderungen),
sowie auch der Beobachtung der Kundenorientierung.
Kurz zusammengefasst stehen in dieser Norm Anforderungen, die ein Unternehmen beobachten sollte um am Markt zu bestehen.
Die Einhaltung dieser Norm ist keine 100% Erfolgsgarantie für das Unternehmen, aber bei Beachtung der Norm kann man viele Probleme vorweg behandeln.
Die wichtigsten Punkte -
Dabei soll ein Unternehmen:
o Eine Grundsätzliche Unternehmens-Politik/Strategie haben.
o Vorgehensweisen und Prozesse bestimmen und das Umfeld verstehen.
o Organisation und Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen regeln.
o Aufträge vor Annahme (kalkulieren, planen und) prüfen.
o Die Produktion und Erfüllung geplant durchführen.
o Lieferungen und Dienstleistung vor Übergabe an den Kunden intern prüfen, und das dokumentieren.
o Die Zufriedenheit der Kunden und die Kundensicht auf das Unternehmen erheben.
o Einen Überblick über die Lieferanten verschaffen und diese bewerten.
o Einen Überblick über die Mitarbeiter erlangen und z.B. allfällige Schulungen planen.
o Wichtige Infrastruktur wie auch Geräte und Messmittel geplant prüfen und kalibrieren.
o Einen Überblick über die behördlichen und gesetzlichen Anforderungen verschaffen und diese erfüllen.
o Ein System haben, um (nachweislich) Probleme und Verbesserungen zu erheben und Veränderungen zu planen.
o Die jeweiligen Chancen und Risken erheben, bewerten und allfällige Maßnahmen dazu treffen.
o Ein System verwenden, in dem gewisse wichtige Informationen und Veränderungen nachvollziehbar gepflegt werden
o Den Erfolg und die Efffizienz der Prozesse erheben; Regelmäßige Interne Prüfungen durchführen und Maßnahmen dazu erheben und durchführen.
o Schriftliche Berichte verfassen, inwieweit die obigen Anforderungen erfüllt werden.
Die ISO 9001 hat ein Basisgerüst, das auch in anderen Managementbereichen angewendet wird:
o Umweltmanagement
o Hygiene- und Lebensmittelsicherheit sowie auch für Medizinprodukte
o Arbeitsicherheit
o sonstige
Wie sieht ein Zertifzierungsprojekt aus ?
Typische Zeitplanung, mit Variationen je nach Umständen:
o Vorbesprechung (1-2 Stunden)
o Erstellen der Systemdokumentation (2-4 Tage)
o Erstellen der Systemnachweise und -Aufzeichungen (2-4 Tage)
o Einschulung der Mitarbeiter (45 Minuten - 1 Stunde)
o Einführen allfälliger neuer Vorgehensweisen (0-3 Tage)
o Internes Audit (Vorabprüfung mit dem Berater) (1-2 Tage)
o Allfällige Nacharbeiten (0-3 Tage)
o Erstellen des Management Bericht über das Managementsystem (1 Stunde bis 1/2 Tag)
o Externe Zertifizierungsprüfung (d.h. Externes Audit) mit der Zertifizierungsstelle (Typisch: 1 Tag Stufe 1, 1-3 Tage Stufe 2 je nach den gesetzlichen Vorgaben)
o Die Ausstellung des Zertifikates dauert nach interner Prüfung und Freigabe durch die Zertifizierungsstelle (ca 1-3 Wochen)
Was ist ein Audit ?
Audit kommt wie "Audio" vom Hören. Daher: "Es wird zugehört". Man befasst sich mit dem Unternehmen, dem Managementsystem,
der Dokumentation und den Aufzeichungen, den Mitarbeiter, der (Kunden-)Kommunikation und den Prozessen etc.
Dabei wird nicht nur auf die Konformität zu den Normen und den intern eingeführten Verfahren geachtet, sondern insbesondere auch auf das gute Funktionieren des "Geschäftes".
Danach wird ein (schriftlicher) Bericht erstellt, in dem alle relevanten Beobachtungen fest gehalten werden und möglicherweise je nach Relevanz auch schon Maßnahmen dazu fest gelegt werden.
Die Normen erwarten typisch ein schriftliches Verfahren für das "Interne Audit". Solche "Internen Audits" sind in angemessenen Abständen zu planen
und von dafür qualifiziertem Personal durch das Unternehmen durchzuführen. Das ist praktisch und effizient nur mit einem Berater zu erfüllen.
Externe Audits werden von den zugelassenen (staatlich akkreditierten) Instituten bzw. deren Gutachtern/Auditoren durchgeführt.
Offizielle Zertifikate gelten nach der Erstzertifizierung zumeist 3 Jahre unter der Auflage, dass es jährliche Externe Überprüfungsaudits gibt.
Wie schnell ist eine Zertifizierung insgesamt möglich ?
Das hängt natürlich von der Komplexität ihrer Tätigkeit und der Größe des Unternehmens ab. (Sowie das Engagement im Unternehmen)
Ich habe für die Arbeitspakete Oben einige typische Zeiten mit angegeben.
Zwischen den Arbeitspaketen ist es zweckmäßig etwas Platz zu lassen um so typisch für die engagierten Mitarbeiter etwas Zeit
für das Tagesgeschäft zu lassen und allfällige Daten herbei zu schaffen oder auch interne Aufgaben für das System zu erledigen
Abgesehen davon ist natürlich jede angestrebte Norm jeweils unterschiedlich herausfordernd.
Bei entsprechendem Engagement habe ich schon Projekte erlebt, die 6 Tage gebraucht haben.
Längere Projekte in größeren Unternehmen mit komplexen Abläufen haben auch schon 15-20 Tage vor Ort aufgewendet.
Bei dringendem Bedarf und entsprechender Motivation kann man den Projektlauf sehr straffen.
Für die Dauer des Gesamtprojektes ist auch entscheidend, wie bald, je nach Verfügbarkeit, Auditoren der Prüfinstitute gebucht werden können.
Was kostet eine Zertifizierung und der Betrieb eines Managementsystems?
Errichtung:
1) Die Vorbereitung treffen Sie am Günstigsten mit einem Berater:
o Erstellen des Firmenhandbuches
o Einführen Norm konformer Vorgehensweisen
o Durchführen eines Internem Audit
o Mitarbeiterschulung
Dafür ist nur schwer ein genauer Kostenplan zu erstellen, da wie schon Oben angegeben, meine Aufwände stark schwanken können.
Daher biete ich, siehe auch weiter Unten üblich als Pauschalprojekt an. Das gibt Ihnen die Kostensicherheit und wir müssen nicht auf Stunden und Tage achten.
2) Eigentliche Zertifizierung / Externes Audit (Mit einem Prüfer einer staatlich Akkreditierten Zertifizierungsstelle, anwesender Berater ist empfohlen)
o Die Kosten richten sich nach dem Jeweiligen Mitarbeiterstand und anderen Informationen zB Anzahl der Produktionslinien etc.
Oft sind mindesten 2 Tage Zertifizierung anzusetzen. (Audit Stage 1 und Audit Stage 2) Die Kosten richten sich nach
den internen Richtlinien der Zertifizierungsstellen und rechnen sich zzgl. Spesen. (Fahrt, Unterkunft etc.)
Kostenvoranschläge dafür können direkt bei den Instituten angefordert werden. Diese erheben die Basisdaten zur Kalkulation
anhand eines Formulars, das Sie zum Ausfüllen bekommen.
Dabei helfe ich Ihnen auch gerne. Es ist zweckmäßig bekannte Prüfer zu bestellen, die dem Berater bekannt sind,
um so Überraschungen bei der Prüfung zu vermeiden. Mir unbekannte Prüfer und Zertifizierungsstellen sind 99% auch kein Problem,
aber für die gebe ich halt nicht die "100% Projekt-Garantie" auf mein Risiko.
3) Zusätzlich zu den Investitionen in Berater und Zertifizierer kommen interne Aufwende durch Mitarbeiter dazu:
o als Qualitätsmanager ca. 80% der anwesenden Zeit bei der Errichtung
o organisatorische Aufwände
o sowie die Aufwende der Mitarbeiter zur Schulung (max 1h/MA)
4) Sach- und Organisationsaufwand:
Je nach Unternehmen und Norm kann es erforderlich werden, Wartungen und Instandsetzungen durchzuführen,
Messmittel kalibrieren zu lassen oder organisatorische Büromaterialien anzuschaffen zu verwenden.
Allfällige gesetzliche Anforderungen sind sowieso zu erfüllen (z.B. gesetzliche Sicherheitsunterweisungen, vorgeschriebene Wartungen)
Laufender Betrieb:
Ein einmal errichtetes System sollte durch den Qualitätsmanager, der im Betrieb bestimmt wurde, mit relativ geringem Aufwand zu pflegen sein.
Dabei wird man sich insbesondere um Kundenreklamationen und Verbesserungsvorschläge, sowie um einer laufende Beobachtung des Geschäfts kümmern.
Allfällige Kundenzufriedenheitserhebungen oder auch Lieferantenbewertungen sind laufend mit geringem Aufwand durchzuführen.
Diese Tätigkeiten sind jedoch üblicherweise im Kern-Interesse des Geschäfts gelegen und daher aus meiner Sicht kein besonderer Mehraufwand.
Jährliche Überwachungsaudits und Rezertifizierungen;
Die Zertifizierung ist üblich mit alljährlichen externen Zertifizierungs-Überprüfungen aufrecht zu erhalten.
(damit jeweils ca. 1-2 Tage Vorbereitung mit Berater und danach je nach Anforderung 1-3 Tage (+/-) der Externen Zertfizierer)
Wieviel kostet mich nun also das Projekt ?
Bei den Prüfinstituten gibt es Kalkulationsvorschriften, für Prüftage. Multipliziert man diese Prüftage und Reisezeiten mit dem Tagessatz (das könnte vielleicht je nach Prüfinstitut eingesetztem Prüfer zwischen 1100-2200 Eur sein, erhält man zuzüglich einiger geringerer Nebenspesen, die Kosten für die Zertifizierung selber. Prüfinstitute geben gerne typisch Angebote für den ganzen Zertifizierungszyklus (ISO Normen für 3 Jahre) ab. Es ist teilweise nicht zufrieden stellend, dass hier gerne weitere unbestimmte Reisekosten und andere Spesen noch nicht fixiert sind und konkret dazu gerechnet werden müssen.
Bei meinen Beratungs-Leistungen werden typisch Pauschalpreise inklusive Reisespesen genannt. (Nur allfällige Übernachtungskosten trägt der Auftraggeber) Daher sind meine Leistungen auch an entlegenen Standorten und im Ausland attraktiv. Meine derzeitigen Kalkulationssätze sind weit unter dem der Prüfinstitute. Bei der Projekteinschätzung für Pauschalprojekte neige ich dazu auch, weichere Faktoren einzubeziehen: Wie ist die Fähigkeit und der Wunsch des Kunden zur Eigenleistung ? Bereits vorhandene (ehemalige) Systeme können sich vorteilhaft, oder aber können sich auch nachteilig auswirken. Welchen Grad der Individualisierung wünscht das Unternehmen bzw. wird notwendig ? Sind Widerstände im Unternehmen zu erwarten oder sehnt sich auch die Belegschaft danach, endlich Ordnung in den Betrieb zu bringen ? Auch wenn EDV keine eigene Anforderung darstellt: Wie sieht Fähigkeit im Unternehmen für die Verwendung von Office und allgemein der EDV selber aus, um selber mit zu gestalten ?
Ohne Ihren Betrieb und die vorhandenen Umstände kennen gelernt zu haben, halte ich eine Preisaussage des Beraters für ein Pauschalprojekt, weder für besonders zweckmäßig, noch für seriös.
Insbesondere sind Zweifel an Aussagen (zB aus Online Portalen) angebracht, die eine schnelle zutreffende Berechnung versprechen.
Ich bin überzeugt, dass mein Angebot sowieso außergewöhnlich preisgünstig und kaum zu unterbieten ist.
Wenn Sie daher mit fremden Angeboten vergleichen, beobachten sie immer das Gesamtpaket der Leistung,
sowie zusätzliche Spesen und auch Ihren eigenen Aufwand. (zB. falls Sie sehr viel Eigenleistung einbringen müssen)
Wenn ich sie besuche, dann kann ich weiche Faktoren in meine Projektabschätzung einfließen lassen und so für ihr Unternehmen das jeweilig günstigste Angebot erstellen.
Dazu biete ich eben das kostenlose und unverbindliche Erstgespräch an.
Auch ihr persönlicher Eindruck von meiner Person zählt.
Warum ist ein Berater zur Einführung so zweckmäßig?
(Abgesehen von der schnelleren Abwicklung und der sicheren Zielerreichung)
Der eigentliche Grund ist, dass die Normen eine unabhängige interne Überprüfung (Internes Audit) benötigen. D.h. niemand darf seinen eigenen Bereich prüfen. Bei den vielen Aufgaben, die zeitgemäß jeder im Unternehmen hat, ist dies oft fast unmöglich. Weiters sind die Normen und vor Allem deren Auslegungen recht komplex. Selbst mit meiner langen Projekterfahrung lerne ich durch die immer wechselnden Zertifizierungsprüfer ständig wieder noch etwas dazu.
Mein Motto ist dabei: "So einfach wie möglich, so genau wie nötig". Sie profitieren natürlich auch von der externen Sicht eines Externen und der umfangreichen Erfahrung, wie bei anderen Unternehmen Probleme gelöst wurden. Die Projektsicherheit ist ein gutes Argument. Denn wenn ein Zertfizierungsprojekt scheitert, ist das betriebsintern und den Kunden gegenüber auch schon einmal heikel. Mit einem Berater ist ein Scheitern im ersten Anlauf sehr unwahrscheinlich. Aus der Sicht des Managements ist es aber schließlich der viel größere interne Aufwand für Personal, Schulung und die Dokumentationserstellung, warum wir gemeinsam wesentlich effizienter "performen".
Welche Personen werden besonders in die Zertifizierung eingebunden ?
1) Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein funktionierendes System ist es, dass die Geschäftsführung sich zur Notwendigkeit der Zertifizierung bekennt.
In gewissen selteneren Fällen lässt sich die Geschäftsführung durch eine beauftragte Person aus dem oberen Management und mit entsprechender Autorität vertreten.
Es ist prinzipiell keine 100%ig andauernde Verfügbarkeit der Geschäftsführung notwendig. (Wenn auch sehr zweckdienlich, weil dann gleich deren Wünsche berücksichtigt werden)
Die Geschäftsführung sollte vor dem Externen Audit das Managementsystem kennen, weil sie ja damit lebt und weil sich ja die Firmenstrategie in dem System widerspiegeln soll.
2) Eine Mitarbeiterin oder eine Mitarbeiter übernimmt die (Stabs-)Stelle Qualitätsmanagement und ist für die Verwaltung des Systems zuständig.
Qualitätsmanager sollten sich mit dem Unternehmen in allen Abläufen vertraut machen und gelten als erste Anlaufstelle für alle Mitarbeiter in Qualitätsfragen.
Das ist eigentlich alltägliche Notwendigkeit auch ohne Norm und daher keine Mehrbelastung für das Unternehmen.
Es gibt übrigens etliche Unternehmen, in denen Qualitätsmanagement Chefsache ist, in denen der Chef die QM-Tätigkeit selber übernimmt.
Während der Errichtung des Systems sollte dieser Mitarbeiter schon mindestens zu 80% zu Verfügung stehen.
Einzelne Anrufe oder ein einzelnes Meeting während unserer gemeinsamen Tätigkeit sind bei mir kein Problem.
Mehrstündige Abwesenheiten oder ständige Anrufe und Ablenkung führen zu Verzögerungen bei der Implementierung die unter gewissen Umständen zu Mehrkosten führen.
3) Oftmals kommt es zu einer weiteren Arbeitsteilung zB Wartungsverantwortliche, Prüf- und Messmittelverantwortliche, Normenverantwortliche etc.
Was passiert, wenn Schlüsselpersonen oder Berater während der Einführung erkranken ?
Üblicherweise lässt man sich Zeitpuffer und versucht so die Lücken zu schließen. Selten kommt es zu Verschiebungen.
Weiters habe ich befreundete Berater, die gerne auch einmal einspringen.
Was bedeutet Audit Stage 1 und Stage 2 ?
Stage=Stufe; Die Akkreditierungsstellen schreiben den Prüfinstituten bei der Erstzertifizierung eine Stufe zur Vorprüfung der Unternehmen vor.
Damit soll die Trefferquote schon im ersten Anlauf die Zertifizierung zu schaffen verbessert werden.
Nachteil: Es entsteht der Bedarf (und Kosten) eines weiteren Audittages des Prüfinstitutes.
Vorteil: Bei Befolgung der vorgegebenen Maßnahmen aus dem Stage 1 ist ein Nicht-Bestehen im Stage 2 mehr als unwahrscheinlich.
Muss ich eine unnötige Bürokratie befürchten ?
Die Normen sind in der neuesten Form sehr brauchbar geworden. Es liegt natürlich auch am Unternehmen, wie etwas gelebt wird, denn die Normen sind nur eine Richtlinie und geben für sich allein noch keine Garantie für den Unternehmenserfolg. Man halte sich vor Augen, dass die Anforderungen aus den Normen von erfahrenen Personen aus Wirtschaft und Beratung erstellt wurden, jeweils mit der Frage: Welche Elemente sollte ein Managementsystem haben, damit das Managementsystem dem Unternehmen dienlich ist ?
z.B.:
Jede Norm für Managementsysteme erwartet ein Beschwerde-, Fehler- und Reklamationsmanagement. Weiters wird die Erfüllung von (vertraglichen) Vereinbarungen und Kundenerwartungen erwartet. Es ist vorgesehen, dass die Beschaffung organisiert wird, sowie die Infrastruktur systematisch gewartet und auch dass Personal ausreichend und entsprechend qualifiziert vorhanden ist, um die Aufträge Kunden gerecht durchzuführen. ... usw. ...
Das sind Aufgaben die praktisch jedes Unternehmen, das bestehen will, schon in der einen oder anderen Weise gelöst hat. Wir selbst erwarten uns das ja auch als Auftraggeber, dass unsere Lieferanten und Dienstleistern diese Aufgaben meistern.
Im Geschäftsleben gilt oft: "Wer schreibt, der bleibt" und was nicht niedergeschrieben wurde, wird gerne vergessen und vielleicht sogar in Zweifel gezogen. Der Handschlag und die Gute Absicht werden am Besten durch einen Vertrag und Kontrolle der Einhaltung abgesichert. Das gilt nach Außen wie auch nach Innen.
Daher suchen wir gemeinsam nach möglichst einfachen und praktikablen Lösungen, Relevantes auch übersichtlich schriftlich zu dokumentieren. Bei größeren Unternehmen wird das etwas komplexer sein und für kleine Firmen bis hin zum Einpersonenunternehmen finden wir ganz einfache Lösungen.
Die Einführung eines Management-Systems ist jeden Falls auch die Chance bei dieser Gelegenheit auf die Organisation ihres Unternehmens zu schauen, um Dinge auf ihre Zweckmäßigkeit abzuklopfen.
Für jene, die das Alles nicht interessiert, machen wir gemeinsam eine einfache sinnvolle Lösung, die der Norm gerecht wird und die mit minimalem Aufwand eine Zertifizierung bestehen.
Anmerkung: Natürlich gibt es auch immer wieder Normanforderungen, die aus unternehmerischer Sicht für ein kleines Unternehmen und vor Allem im Praktischen Leben eher theoretisch oder unpraktisch erscheinen. In diesem Fall versuchen wir gemeinsam möglichst einfache Lösungen zu finden die die Anforderungen erfüllen, aber im späteren Betrieb das Unternehmen nicht belasten.
Anmerkung zum Angemessenes Maß der Automatisierung und Organisationssicherheit
Ich war selbst früher in der EDV, schließlich sogar in leitender Tätigkeit, biete aber keine EDV Beratung selber an. Die EDV, die Technik und die damit verbundenen Arbeitsabläufe sind selbstverständlich für jedes moderne Unternehmen und für jedes Managementsystem unternehmenswichtig. Wenn man sich diesen Werkzeugen verschliesst, besteht die Gefahr schwere Nachteile in Kauf zu nehmen. Andererseits kann blinder Automatisierungseifer in gefährliche Abhängigkeiten und sogar zu Instabilitäten führen. Die direkte Kommunikation im Unternehmen selbst und vor allem den direkten Kundenkontakt sollte man nicht vergessen und bei Optimierungen mit Augenmaß vorgehen.
Für das Unternehmen selbst schlage ich vor, einen Plan bereit zu haben:
Was mache ich wenn meine EDV-technischen Hilfmittel ausfallen ?
Was mache ich wenn Hardware oder das Netzwerk ausfallen ?
Wie reagiere ich bei technischem Datenverlust oder bei einem Cyberangriff ?
Wie bereite ich meine MItarbeiter vor, wenn es um Datensicherheit und vielleicht sogar Diskretion geht ?
Wie viel eigenen Personaleinsatz kostet mich die Einführung eines Management-Systems mit Zertifizierung ?
Im Zuge der Einführung ist einer kurze Firmenschulung mit allen Mitarbeitern einzuplanen. (max ca. 1h/MA)
Ich empfehle den Einsatz eines Qualitätsmanagers, der während der Beratung zu 80% für die Tage vor Ort mit dem Berater zur Verfügung steht.
(In einigen Unternehmen ist Qualitätsmanagement "Chefsache" und der Chef nimmt diese Funktion selber wahr.)
Eine Bestellung eines Stellvertretenden Qualitätsmanagers wäre zweckmäßig.
Einige "Hausaufgaben" können sich ergeben, z.B. Beschaffung von Daten, Organisatorisches und wenn spezielle Firmenanweisungen erforderlich werden.
(wie z.B. das Erstellen einer Arbeitsanweisung Eingangsüberprüfung etc.)
Die Anweisungen und Grundzüge des Systems sind zweckmäßig von der Geschäftsführung oder einen Leitenden Mitarbeiter zu lesen und zu prüfen.
Während des Externen Audit ist es günstig wenn zusätzlich zum Qualitätsmanager (100%) auch die Geschäftsleitung im Hause ist und 1-2 Stunden zur Vorbesprechung und Nach-Besprechung mit dem Externen Prüfer Zeit hat.
Was kommt mir einer neuen Norm auf mich zu ?
Normen werden immer wieder angepasst und auf den neuesten Stand des Zeitgeistes gebracht. Dabei treten immer wieder Fragen auf und die Organisation muss auf die neuen Gegebenheiten angesehen und das System gegebenenfalls angepasst werden. Da kommt Ihnen der Berater sehr zu Gute, der diese Fragestellung vielleicht in ähnlichen Situationen schon einmal gelöst hat.
Für neue Normen gibt es üblicher Weise längere Übergangsfristen nach denen die neue Norm angewendet werden muss. Vielfach gibt es dazu Informationsveranstaltungen der Auditgesellschaften.
Anmerkung zur neuen ISO 9001:2015:
Die Freigabe der neuen Norm wurde September 2015 durchgeführt. Danach besteht eine Übergangsfrist von 3 Jahren. Es ist zweckmäßig sein, den Umstieg jeweils zum Rezertifizierungsaudit (Dh. mit der Neuauflage des Zertifikates für das Unternehmen) anzustreben. Wenn sich das Unternehmen entscheidet, die alte Norm möglichst lange beizubehalten. ist eine Neuausstellung des Zertifikates durch die Prüfinstitute bis Max September 2018 möglich. Ein Terminstau vor dieser Fälligkeit ist zu erwarten und es ist empfehlenswert, bereits lange davor schon Termine zu vereinbaren. Genaueres zum Umstieg und den Bedingungen der Prüfinstitute kann man auch bei dem gewählten Prüfinstitut erfragen.
Anmerkung zur neuen IFS Version 7:
Kaum ist es den Unternehmen gelungen die Anforderungen von Version 6 mehr und mehr zu integrieren. wird voraussichtlich für Version 7 die Anforderungs-Schraube, Gerüchten zu Folge, abermals nach-gespannt. Insbesondere gibt es Ansätze dazu, von den Unternehmen zu verlangen nach ISO 17024 zertifizierte IFS Manager zu beschäftigen. Eine spannende Zeit. Es wird zweckmäßig sein, die Entwicklungen weiter zu beobachten.
Wo es von den Kundenanforderungen her möglich, empfehle ich daher den Unternehmen einen Übertritt von IFS in die ähnliche ISO 22000 und den PAS Ergänzungen des FSSC.
Gewisse Teile des österreichischen Lebensmittel-Einzelhandels sind einen eigenen Weg gegangen, und verlangen speziellen Anforderungen der Agrovet von ihren Lieferanten.
Wie man sich für welche Norm entscheiden soll ? Nun im Kern bleiben die Normen weiterhin sehr ähnlich. In der Ausführung hat man bei IFS mit etwas längeren Auditzeiten und damit Kosten zu rechnen.
Letztlich stellt sich für ein Unternehmen der Nahrungsmittelindustrie die Frage, welche Anforderungen ihre Kunden stellen bzw welche Zertifizierungen akzeptiert wedren.
Was ist die Mess- und Prüfmittelverwaltung ?
Alle Normen, die Qualitätsmanagement als Inhalt haben, erwarten dass Messgeräte der dafür notwendigen Genauigkeit entsprechen, unter zulässigen Umweltbedingungen verwendet und auf die genormten amtliche Prüfmittelnormale Bezug nehmen. (d.h. "rückführbar" sind)Grund dafür ist, dass die mit dem Kunden vereinbarte, spezifizierte Eigenschaften der Produkte je nach gesetzlicher und normativer Vorschrift eingehalten werden müssen.
Das wird praktisch dadurch erreicht, dass man (zB. wenigstens einmal im Jahr) die verwendeten Messgeräte intern überprüft oder extern überprüfen lässt.
Externe Überprüfungen werden typisch von staatlich akkreditierten Prüfinstituten durchgeführt. Als Nachweis bekommt man von diesen Unternehmen für das geprüfte Messmittel ein Zertifikat mit einer amtlichen Prüfstellennummer darauf. Nur solche Nachweise haben auch gesetzliche Beweiskraft.
Eine interne Überprüfung besteht typisch aus einer Vergleichsmessung mit einem amtlich geeichten/geprüften Meßnormal. (Für das wie Oben erwähnt ein Zertifikat vorliegt)
Die Prüfhäufigkeit richtet sich nach der Prüfmittelzuverlässigkeit. ZB Werden elektische PH-Sensoren häufiger überprüft.
Keramische Endmaße unterliegen keiner nennenswerten thermischen Änderung und sind auch gegen andere Umwelteinflüsse unempfindlich. Solche Endmaße werden daher gerne mit einem Prüfintervall von 25 Jahren, gewissermaßen einmalig angeschafft.
Beispiele:
zB. Waagen werden oft geeicht. Im Kundenverkehr sind geeichte Waagen gesetzlich vorgeschrieben.
Für eine Interne vergleichende Überprüfung kann man ein geeichtes Gewicht oder eine andere geeichte Waage heranziehen.
Weiter:
Bei der Längenmessung ist oftmals für de Vergleichsmessung die Verwendung eines zertifizierten Keramischen Endmaßes zweckmäßig.
Ich empfehle Rollmaßbänder jeweils einer dokumentierten Sichtprüfung zu unterziehen und für allfällig relevante Messungen Maßbänder der Klasse 1 anzuschaffen.
Was sind die Anforderung an die Wartung ?
Eigentlich handelt es sich hier um eine stark vom Norm-Anwender bestimmte Tätigkeit. Wie wir es von den Autos her kennen, gibt es dort ein Service-Heft in dem die jeweiligen Wartungstermine und -Zyklen geplant werden. Das ist im ur-eigenem Interesse des Fahrzeughalters, der ja ein allzeit fahrbereites Fahrzeug ohne Pannen wünscht. Dann wird schon einmal voraussehend das Öl getauscht oder der Keilriemen. Genau so etwas wird für die wichtigen Anlagen und Geräte im Unternehmen erwartet. Das wird aber eben auch im Wesentlichen nach den Vorstellungen des Unternehmens gestaltet.
Abgesehen davon gibt es gesetzliche Prüfpflichten, die einzuhalten sind.
zB. Müssen Feuerlöscher alle 2 Jahre, elektrische betriebene Rolltore und Flurförderfahrzeuge jährlich geprüft werden. Es besteht weiters eine dokumentierte Prüfpflicht für Notbeleuchtungen etc.
Was sind die Anforderung an die Prüfmittel(verwaltung) ?
Nun, Prüf- und Messmittel sind die Werkzeuge mit den Qualitäten gemessen werden. Das soll rückführbar auf die internationalen Normen sein.
So bleibt auch im Verkehr mit Kunden und Lieferanten ein Meter ein Meter und ein Kilo - ein Kilo.
Handelswaagen sind im Verkauf vom Gesetz zu eichen. (Amtliche Prüfplakette)
Wenigstens jährlich werden die Prüfmittel auf Funktion und Messtreue getestet.
Typisch ist eine amtlich kalibrierte Prüfgröße im Unternehmen zu halten um eine Funktionsprüfung der Messungen zu ermöglichen.
Sehr bewährt haben sich zB. für die Längenprüfung Keramische Endmaße, bei denen keine weiteren Umweltgrößen bei der Messung sicher gestellt werden müssen.
Wenn die Messgrößen nicht für die Qualität oder für gesetzliche Anforderungen relevant sind, empfehle ich eine Sichtprüfung und einen einfachen Funktionstest der Instrumente.
So werden oft Rollmaßbänder aus der Prüfmittelverwaltung herausgenommen bzw. nur eine Sichtprüfung unterzogen. Ich empfehle in diesem Fall den Ankauf eines einzelnen Rollmaßbandes Klasse 1.
Was bedeutet Legal Compliance ? (D.h. Einhaltung von gesetzlichen und behördlichen Anforderungen )
In der neuen Normen ISO 9001 (wie auch schon auch bisher bei ISO 14001 und IFS) wird die Einhaltung der behördlichen und gesetzlichen Anforderungen gefordert. Selbstverständlich trägt niemand ein ganzes Gesetzbuch mit sich herum, kann dieses auswendig, und noch viel weniger kann von jedem Unternehmen die permanente Beschäftigung eines Rechtsberaters verlangt werden.
Hier stelle ich als Werkzeug einen Entwurf für ein Rechtsmittelverzeichnis zu Verfügung in das alle für das Unternehmen relevanten Gesetze (und Bescheide) eingetragen werden. Diese Gesetze werden dann durch die Geschäftsführung ergänzt bzw- geprüft.
Ich bitte um Verständnis, dass ich keine Rechtsberatung an sich anbieten darf, oder gar Haftungen übernehmen kann. Alle Fragen von Haftung aus den Verträgen, sowie Einhaltung von Gesetzen und Bescheiden, wie auch deren vollständige Erfassung verbleiben bei der Geschäftsführung des Unternehmens. Ziel ist es, dass mit der Aufarbeitung dieser Themen die Haftung der Geschäftsführung von schwerer Fahrlässigkeit ausgeschlossen werden sollte.
Was bedeutet Ausschluss von Bereichen ? Was ist der "Scope" ?
Die Kosten des Externe Audits richten sich nach dem Auditumfang. Insbesondere sind beim IFS Technologiebereiche genannt, die bei den verschiedene Produktionsschritten Anwendung finden. (d.h. zB. Schneiden, Hitzebehandlung, Kühlen/Frieren, Säuern, Schutzgasverpackung etc.) Daher versucht man gewisse Bereiche auszuschließen. Gewöhnlich sind für die Festlegung der Auditdauer der Prüfinstitute die Anzahl der Schichten, und die Anzahl der Verarbeitungslinien, der Niederlassungen, der Mitarbeiter entscheidend)
Anmerkung zur neuen ISO 9001:2015:
Anmerkung Entwicklung: "Nicht mehr auszuschließen:"
Die gelebte Auditpraxis hat jedoch gezeigt: Die (Produkt-)Entwicklung und andere Bereiche können weiter ausgeschlossen werden, jedoch ist dieser Ausschluss gut zu begründen. Kriterien dafür sind in der neuen Norm nachzulesen.
Ich habe einen Rechtschreibfehler in der Dokumentation gefunden ? Die Dokumentenprüfung
Es ist für die Zertifizierung wichtig, dass die schriftlichen Unterlagen sinngemäß stimmen. Ja, Rechtschreibfehler kommen in der stets gebotenen Eile vor. Dafür sollte der Qualitätsmanager und Personen im Unternehmen, die jeweilig sie betreffenden Verfahren und Arbeitsanweisungen gelesen haben. Dabei wird schon vieles gemeinsam gleich richtig gestellt. Ein Managementsystem soll auch weiterhin kein starres Gebilde sein, sondern sich mit den sich ändernden Anforderungen und deren bedingte Änderungen und Erkenntnisse "mitleben".
"Um Himmels willen, diese Dokumentation ist dann doch so umfangreich ?"
Tatsächlich sind die für den alltäglichen Betrieb relevanten Dokumente und einzelne Personen eher nur 2-6 A4 Seiten. Da die Prozesse jeweils den jeweiligen geübten Vorgehensweisen beschrieben werden, ist auch das Verständnis dazu eher selbstverständlich zu erwarten. Diese Vorgehensweise werden in gemeinsamer Absprache um sinnvolle zusätzliche Praktiken, wie ZB das Abzeichnen eines Lieferscheines oder anderer Dokumente mit Kurzzeichen, ergänzt.
Das Management-Handbuch im Management-Systems ist normal etwas umfangreicher und neuerdings nicht mehr ein zwingendes Dokument in allen Normen. Allerdings ist es zweckmäßig weiterhin das Handbuch zu führen, da es spiegelbildlich zu den Norm-Punkten deren Erfüllung erläutert und damit die Zertifizierung absichert. Das typische Zielpublikum für das Management-Handbuch ist: Im Anlaßfall der Externe Auditor und die Personen im Unternehmen die für die Veränderungen in den Prozessen vorgesehen sind. Wie auch den Berater selber.
Was bedeutet Begleitung ?
Selbstverständlich ist Qualitätsmanagement nicht alleinige Sache des Beraters, der einfach nur ein System "hinstellt". Es kann ebenso weder alleinige Sache der Geschäftsführung, noch des Qualitätsmanagers sein. Was wir bei der Einführung gemeinsam machen, ist es verständliche Strukturen zu schaffen, um die Anforderungen von Normen erfüllen. Auch wenn ich sehr viele Dokumente für Sie und mit Ihnen gemeinsam erstelle, gefällt mir der Vergleich zu einer Praxis-Fahrstunde in der Fahrschule.Können Sie stundenweise zu uns kommen ?
Im Zuge der unverbindlichen Erstberatung komme ich gewöhnlich schon auf einen Sprung bei Ihnen vorbei. In meiner nachfolgenden Projekt-Planung reserviere ich meine Termine auf Tagesbasis, da ein Besuch bei verschiedener Kunden an einem einzigen Tag wegen der Entfernungen praktisch nicht möglich ist. Ich bitte daher um Verständnis, wenn ich nur ganze Tage verrechne.
Pauschalprojekt oder Tagespauschale ?
Bei Pauschalprojekten haben sie eine Art Erfolgsgarantie. D.h. Das Projektziel ist die mündliche Ankündigung des Externes Auditors /der Externen Auditorin, dass das Unternehmen zur Zertifizierung empfohlen werden soll. Mein Honorar wird gewöhnlich erst dann zur Gänze in Rechnung gestellt. Dadurch entstehen keine unabsehbaren Kosten für Regiearbeiten. Sie haben die Sicherheit, dass nicht, wie ich schon von fremden Projekten gehört habe, immer noch und noch Tage dazu verrechnet werden. Da ich mich nach den Kundenwünschen richte, ist natürlich auch ein tageweiser Projektansatz möglich. Insbesondere wenn nur ein Internes Audit durchzuführen ist oder abzählbare Tage abzusehen sind, ist eine Planung nach Tagessatz zweckmäßig.
Können Sie Referenzen nennen ?
Ähnlich wie bei einem Steuerberater gebe ich keine Auskünfte über meine Kunden. Das dient zum Schutz der Kunden, um sie nicht durch Anrufer zu belästigen. Wenn Ihre Absichten sehr konkret werden und sie Referenzen wünschen, halte ich Rücksprache mit einzelnen Kunden, ob ich deren Telefonnummer weitergeben darf. Pauschal kann ich Ihnen angeben, dass ich in den letzten 5 Jahren ca. 110 Kunden aus den verschiedensten Branchen und vom Zwei-Personenunternehmen bis zu größere Unternehmen mit ca. 250 Mitarbeitern erfolgreich betreut habe.
Was bedeutet Beratung auf Kulanzbasis ?
Im Jahreslauf bin ich für meine Kunden telefonisch erreichbar. Einfache Fragen beantworte ich gerne sofort und kostenlos. Sollte die Anfrage intensivere Arbeit erfordern, bitte ich um Ihr Verständnis, wenn ich in diesem Fall Projektzeit dafür einplanen muss, die wir individuell vereinbaren und dann auch verrechnen.
Dresscode für Berater ?
Kleider machen Leute und vornehme Kleidung schafft Distanz und Respekt. Ich versuche jeweils so kommunikativ und offen wie möglich zu sein und Respekt ist mir am Meisten wert, wenn er durch Kompetenz und Effektivität erworben wird. Die Zeiten in denen sich Geschäftsführer bis hinunter zu den Teamleitern in Anzug und Krawatte kleiden mussten, sind bis auf Bank ähnliche Bereiche vorbei. Den Bann hat wohl damals auch das Auftreten des Konzern-Führers Steve Jobs damals nur in Anzug, Hemd und in Jeans in Sportschuhen gekleidet, mit seinem lockeren öffentlichen Auftreten gebrochen. Ich selbst habe noch in meinen beruflichen Anfängen selbstverständlich, wie auch meine damaligen Vorgesetzten täglich Anzug und Krawatte getragen.
Heute kleidet sich "die Wirtschaft" eher locker. Nachdem auch einmal ein Geschäftsführer und Kunde gemeint hat, dass wenn ich "mit Schlips" gekommen wäre, er mich sofort abgelehnt und weggeschickt hätte, behalte ich als Selbstverständlichkeit einen bequemeren "Dresscode" bei. Wenn Sie in Ihrer Firma trotzdem vornehme Kleidung erwarten, machen Sie mich bitte darauf aufmerksam ! Ich passe mich selbstverständlich an !
Noch Fragen?
In einem unverbindlichen und kostenlosen Vorgespräch können wir die notwendigen Schritte erörtern.
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